A.
Pendahuluan
Dewasa ini sinergitas
teknologi informasi dan perpustakaan memunculkan beberapa trend baru, salah
satunya munculnya Integrated Library System (ILS) atau sering disebut sebagai atau
seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) yang
pada intinya adalah suatu aplikasi atau sistem yang berguna untuk mengelola kegiatan
perpustakaan secara terpadu
dari proses pengadaan buku sampai dengan siap dilayankan kepada pengunjung. Banyak bermunculan aplikasi-aplikasi berbasis web baik
yang bisa diperoleh secara gratis ataupun berbayar. Hal tersebut memunculkan
berbagai macam spekulasi perpustakaan untuk secara serta merta memanfaatkan
aplikasi tersebut dengan tujuan akan mempermudah kegiatan di perpustakaan dan
tidak tertinggal jauh dengan perkembangan dunia perpustakaan. Namun konsep ILS tidak
hanya sekedar menerapkan aplikasi namun ada beberapa hal yang harus
diperhitungkan terlebih dahulu secara matang. UPT Perpustakaan Universitas
Jenderal Soedirman mencoba menjawab tantangan ILS dengan membuat dan
mengimplementasikan aplikasi perpustakaan terintegrasi “Izylib” dengan tujuan
untuk mengintegrasikan perpustakaan di lingkungan Unsoed.
B.
Integrated Library System
Pengertian Integrated Library
System (ILS) adalah sistem perencanaan menyeluruh dalam kegiatan perpustakaan yang memuat fasilitas pencarian buku, pengadaan bahan, pembayaran, sampai
dengan peminjaman buku. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu aplikasi atau sistem pengelolaan
perpustakaan bisa dikategorikan terintegrasi jika mampu
mengelola perpustakaan dari proses
pengadaan buku sampai dengan buku tersebut siap dilayankan kepada pengguna.
ILS biasanya dibuat berdasarkan sistem basis data relasional atau RDBMS (Relational database management system) yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk berinteraksi dengan
pangkalan data yang dalam hal ini adalah pangkalan data buku, anggota,
penerbit, dan sebagainya, dan dibuat dengan dua
antarmuka, yaitu satu antar muka untuk
pengunjung, dan satu lagi antarmuka untuk pengelola. ILS seringkali dibuat
dalam program yang terpisah atau biasa
disebut dengan modul. Masing-masing modul memiliki antarmuka tersendiri yang
berbeda dengan modul lainnya. Setiap anggota perpustakaan dan setiap buku yang terdaftar
dalam ILS memiliki ID tersendiri sehingga dapat dilakukan identifikasi kejadian pada masing- masing ID.
C.
Kriteria Sistem ILS
Suatu sistem
perpustakaan baru bisa dikatakan sebagai ILS jika memiliki minimal 5 modul yaitu:
1.
Akuisisi
Akuisisi adalah modul yang bertujuan untuk menambah koleksi dengan melakukan pembelian, penerimaan hadiah, pengambil alihan maupun menghimpun dari penerbit. Modul akuisisi harus mampu melakukan identifikasi kapan bahan atau buku tersebut menjadi
bagian dari koleksi suatu perpustakaan, darimana buku
tersebut diperoleh, dari penerbit mana atau dari lembaga apa, alasan kenapa buku tersebut dimasukkan dalam koleksi,
dan bagaimana atau dengan
cara apa bahan tersebut diperoleh. Jika buku diperoleh
karena pembelian maka harus diketahui
tanggal berapa buku tersebut dibeli, nomor nota pembelian, sumber dananya,
nomor kontrak pembelian, dan
sebagainya tergantung dengan kedalaman
informasi yang ingin dicatat. Tentu,
semakin dalam informasinya semakin baik sistem tersebut namun juga semakin kompleks.
2.
Katalogisasi
Modul
katalogisasi digunakan untuk mengelola proses pengolahan buku yaitu proses
klasifikasi dan pemberian indeks suatu buku. Hasil dari katalogisasi ini adalah pangkalan data buku yang tercatat ke dalam sistem dan fisik buku yang siap untuk dilayankan.
Dengan kata lain modul
katalogisasi harus menyediakan antarmuka untuk melakukan entry data buku sesuai dengan worksheet atau
lembar kerja isian buku,
dan mampu mencetak semua perlengkapan untuk ditempelkan pada fisik buku.
3.
Sirkulasi
Modul
sirkulasi secara mudah dapat
dikatakan sebagai modul yang mengelola peminjaman buku oleh anggota dan mencatat kembalinya buku
4.
Serial
Modul serial
merupakan fasilitas untuk mencatat pengelolaan
terbitan berseri seperti
majalah dan surat kabar. Modul ini
sangatlah penting mengingat banyak sekali terbitan berseri
yang ada di pasaran yang apabila tidak dikelola
dengan baik maka terbitan berseri ini akan sulit untuk dimanfaatkan
5.
Online Public Access Catalog
(OPAC)
Modul
terakhir yang harus ada sehingga suatu aplikasi baru bisa dikategorikan sebagai
sistem perpustakaan terintegrasi adalah modul OPAC. Modul ini adalah sebagai pengganti kartu katalog manual sehingga pengunjung dapat mencari
buku dengan cepat dan mudah sepanjang ada fasilitas yang memadai seperti
komputer dan koneksi internet
yang cepat.
D.
IZYLIB
Izylib
adalah aplikasi perpustakaan terintegrasi berbasis web, izylib dikembangkan oleh
Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed). Pada tahun 2011 UPT Perpustakaan
Unsoed membentuk tim pengembang dan implementasi yang bertujuan untuk mengawal
pengembangan aplikasi, implementasi aplikasi serta migrasi aplikasi. Tujuan
khusus dibuatnya izylib adalah untuk mengintegrasikan
perpustakaan-perpustakaan di seluruh Unsoed dengan satu aplikasi.
Dalam pelaksanaanya pengembangan aplikasi memerlukan beberapa tahapan dan
proses hingga pada akhir tahun 2013 aplikasi Izylib telah berhasil di
implementasikan di seluruh perpustakaan Unsoed. Dengan menggunakan Izylib diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :
1.
Kinerja, yang dapat diukur dari
throughput dan respon time. Throughput :
jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu, Respon time :
Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.
2.
Kualitas informasi yang disajikan
3.
Keuntungan (penurunan biaya).
Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan
4.
Kontrol (pengendalian)
5.
Efisiensi
6.
Pelayanan
Izylib dikembangan
secara terus-menerus disesuaikan
dengan kebutuhan dan
perkembangan dunia perpustakaan. Selain itu ada beberapa modul dan fitur
didalamnya yang belum secara optimal difungsikan karena perlu adanya persiapan fitur pendukung lain serta proses pengerjaan yang
membutuhkan waktu yang lama. Fitur di izylib secara garis besar dapat di
kategorikan sbg berikut
1.
Fitur anggota
Anggota merupakan fitur untuk menginput, mengedit, mencetak anggota baru,
ekspor impor anggota dan backup data.
2.
Fitur koleksi
Fitur ini digunakan untuk melakukan input data, pencetakan kelengkapan
bahan pustaka, edit data, usulan koleksi, ekspor impor dan back up data. selain
itu fitur koleksi juga dapat melihat ketersediaan koleksi.
3.
Fitur stok opname
Stok opname digunakan untuk mengetahui data koleksi yang ada dalam database
dengan koleksi secara fisik.
4.
Fitur artikel
Fitur ini dapat digunakan untuk input koleksi artikel yang dimiliki. Serta
tersedia juga fasilitas ekspor impor.
5.
Fitur sirkulasi
Dalam fitur ini terbagi menjadi 2 bagian, yaitu peminjaman dan
pengembalian. Melalui fitiur ini dapat mencatat transaksi peminjaman dan
pengembalian koleksi bahan pustaka.
6.
Fitur Laporan
Melalui fitur ini dapat diketahui keterlambatan peminjaman, laporan denda,
peminjamn aktif, pengunjung aktif, laporan peminjaman, laporan kunjungan,
penambahan koleksi, dan keadaan koleksi
7.
Pengaturan
Dalam fitur pengaturan terdapat fasilitas pengaturan user dan password,
idetitas perpustakaan, pengaturan anggota, peminjaman, hari libur, menu dan
halaman, berita dan galerry.
8.
Petunjuk penggunaan
Melalui fasilitas petunjuk penggunaan bertujuan untuk memberikan
pertolongan dalam penggunaan izylib
E.
Pengembangan Izylib
Izylib secara terus menerus senantiasa dikembangkan dengan
mengedepankan kemudahan penggunaan dan kebutuhan perpustakaan dengan
mempertimbangkan perkembangan di dunia perpustakaan serta terpenuhinya kriteria
ILS. Beberapa fitur dalam izylib yang belum secara optimal di kembangkan karena
keterbatasan fitur pendukung antara lain :
1.
Email server untuk memberikan respon dan sebagai pemberitahuan terhadap
usulan koleksi dan pendaftaran anggota
2.
Sms server untuk memberikan respon dan sebagai pemberitahuan terhadap
usulan koleksi dan pendaftaran anggota
3.
Optimalisasi integrasi data anggota dengan sistem human resource dan SIA
serta database lain yang mempunyai keterkaitan dengan bidang perpustakaan
4.
Penyempurnaan dalam beberapa fitur (journal, koleksi non book, user
interface)
Guna mendukung proses
pengembangan yang berkelanjutan UPT Perpustakaan senantiasa melakukan
koordinasi dan kerjasama baik secara internal maupun eksternal guna mendukung
kelancaran pengembangan aplikasi lebih lanjut.
F.
Kesimpulan
Aplikasi perpustakaan
terintegrasi tidak mudah
untuk dibangun, ada lima modul utama yang harus dimiliki suatu aplikasi
sehingga baru dapat
dikategorikan sebagai ILS. Dengan kata lain, pengembang aplikasi tidak tepat jika
mengklaim aplikasi buatannya ILS jika
hanya memenuhi syarat minimal lima modul namun syarat pada masing-masing modul
tidak terpenuhi. Izylib
sebagai aplikasi sistem terintegrasi Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) dibangun
dengan tujuan mengintegrasikan perpustakaan di lingkungan Unsoed. Dengan
mengacu pada kriteria ILS dan kebutuhan perpustakaan, izylib dibangun dalam
beberapa tahapan dan proses. Pada akhir tahun 2013 implementasi izylib di
perpustakaan di lingkungan Unsoed telah berhasil dilakukan, walaupun masih ada
beberapa hal yang harus dibenahi guna kelancaran pemakaian aplikasi oleh
perpustakaan. Pengembangan izylib secara terus menerus dilakukan guna menjawab
tantangan di dunia perpustakaan dan kebutuhan perpustakaan.
Daftar Pustaka
Budiman, Rosyid. (2011). Sistem Perpustakaan Terintegrasi dalam Buletin Sangkakala.
Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsi Daerah DIY.
Silfiyanti, Widya, 03 Desember 2013, Pengembangan Sistem Informasi, http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.12
Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, Integrated Library
System, http://en.wikipedia.org/wiki/Integrated_library_system
Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, College Centre for Library
Automation, http://liswiki.org/wiki/College_Center_for_Library_Automation
Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, Sistem manajemen basis data relasional, http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_basis_data_relasional
Tidak ada komentar:
Posting Komentar