SISTEM PERPUSTAKAAN TERINTEGRASI UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

A.      Pendahuluan

Dewasa ini sinergitas teknologi informasi dan perpustakaan memunculkan beberapa trend baru, salah satunya munculnya Integrated Library System (ILS) atau sering disebut sebagai atau seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) yang pada intinya adalah suatu aplikasi atau sistem yang berguna untuk mengelola kegiatan perpustakaan secara terpadu dari proses pengadaan buku sampai dengan siap dilayankan kepada pengunjung. Banyak bermunculan aplikasi-aplikasi berbasis web baik yang bisa diperoleh secara gratis ataupun berbayar. Hal tersebut memunculkan berbagai macam spekulasi perpustakaan untuk secara serta merta memanfaatkan aplikasi tersebut dengan tujuan akan mempermudah kegiatan di perpustakaan dan tidak tertinggal jauh dengan perkembangan dunia perpustakaan. Namun konsep ILS tidak hanya sekedar menerapkan aplikasi namun ada beberapa hal yang harus diperhitungkan terlebih dahulu secara matang. UPT Perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman mencoba menjawab tantangan ILS dengan membuat dan mengimplementasikan aplikasi perpustakaan terintegrasi “Izylib” dengan tujuan untuk mengintegrasikan perpustakaan di lingkungan Unsoed.

B.      Integrated Library System

Pengertian Integrated Library System (ILS) adalah sistem perencanaan menyeluruh dalam kegiatan perpustakaan yang memuat fasilitas pencarian buku, pengadaan bahan, pembayaran, sampai dengan peminjaman buku. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu aplikasi atau sistem pengelolaan perpustakaan bisa dikategorikan terintegrasi jika mampu mengelola perpustakaan dari proses pengadaan buku sampai dengan buku tersebut siap dilayankan kepada pengguna.

ILS biasanya dibuat berdasarkan sistem basis data relasional atau RDBMS (Relational database management system) yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk berinteraksi dengan pangkalan data yang dalam hal ini adalah pangkalan data buku, anggota, penerbit, dan sebagainya, dan dibuat dengan dua antarmuka, yaitu satu antar muka untuk pengunjung, dan satu lagi antarmuka untuk pengelola. ILS seringkali dibuat dalam program yang terpisah atau biasa disebut dengan modul. Masing-masing modul memiliki antarmuka tersendiri yang berbeda dengan modul lainnya. Setiap anggota perpustakaan dan setiap buku yang terdaftar dalam ILS memiliki ID tersendiri sehingga dapat dilakukan identifikasi kejadian pada masing- masing ID.

C.      Kriteria Sistem ILS

Suatu sistem perpustakaan baru bisa dikatakan sebagai ILS jika memiliki minimal 5 modul yaitu:

1.         Akuisisi

Akuisisi adalah modul yang bertujuan untuk menambah koleksi dengan melakukan pembelian, penerimaan hadiah, pengambil alihan maupun menghimpun dari penerbit. Modul akuisisi harus mampu melakukan identifikasi kapan bahan atau buku tersebut menjadi bagian dari koleksi suatu perpustakaan, darimana buku tersebut diperoleh, dari penerbit mana atau dari lembaga apa, alasan kenapa buku tersebut dimasukkan dalam koleksi, dan bagaimana atau dengan cara apa bahan tersebut diperoleh. Jika buku diperoleh karena pembelian maka harus diketahui tanggal berapa buku tersebut dibeli, nomor nota pembelian, sumber dananya, nomor kontrak pembelian, dan sebagainya tergantung dengan kedalaman informasi yang ingin dicatat. Tentu, semakin dalam informasinya semakin baik sistem tersebut namun juga semakin kompleks.

2.         Katalogisasi

Modul katalogisasi digunakan untuk mengelola proses pengolahan buku yaitu proses klasifikasi dan pemberian indeks suatu buku. Hasil dari katalogisasi ini adalah pangkalan data buku yang tercatat ke dalam sistem dan fisik buku yang siap untuk dilayankan. Dengan kata lain modul katalogisasi harus menyediakan antarmuka untuk melakukan entry data buku sesuai dengan worksheet atau lembar kerja isian buku, dan mampu mencetak semua perlengkapan untuk ditempelkan pada fisik buku.

3.         Sirkulasi

Modul sirkulasi secara mudah dapat dikatakan sebagai modul yang mengelola peminjaman buku oleh anggota dan mencatat kembalinya buku

4.         Serial

Modul serial merupakan fasilitas untuk mencatat pengelolaan terbitan berseri seperti majalah dan surat kabar. Modul ini sangatlah penting mengingat banyak sekali terbitan berseri yang ada di pasaran yang apabila tidak dikelola dengan baik maka terbitan berseri ini akan sulit untuk dimanfaatkan

5.         Online Public Access Catalog (OPAC)

Modul terakhir yang harus ada sehingga suatu aplikasi baru bisa dikategorikan sebagai sistem perpustakaan terintegrasi adalah modul OPAC. Modul ini adalah sebagai pengganti kartu katalog manual sehingga pengunjung dapat mencari buku dengan cepat dan mudah sepanjang ada fasilitas yang memadai seperti komputer dan koneksi internet yang cepat.

D.     IZYLIB

Izylib adalah aplikasi perpustakaan terintegrasi berbasis web, izylib dikembangkan oleh Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed). Pada tahun 2011 UPT Perpustakaan Unsoed membentuk tim pengembang dan implementasi yang bertujuan untuk mengawal pengembangan aplikasi, implementasi aplikasi serta migrasi aplikasi. Tujuan khusus dibuatnya izylib adalah untuk mengintegrasikan perpustakaan-perpustakaan di seluruh Unsoed dengan satu aplikasi. Dalam pelaksanaanya pengembangan aplikasi memerlukan beberapa tahapan dan proses hingga pada akhir tahun 2013 aplikasi Izylib telah berhasil di implementasikan di seluruh perpustakaan Unsoed. Dengan menggunakan Izylib diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :

1.       Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.  Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu, Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.

2.      Kualitas informasi yang disajikan

3.      Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan

4.      Kontrol (pengendalian)

5.      Efisiensi

6.      Pelayanan

Izylib dikembangan secara terus-menerus disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan dunia perpustakaan. Selain itu ada beberapa modul dan fitur didalamnya yang belum secara optimal difungsikan karena perlu adanya persiapan fitur pendukung lain serta proses pengerjaan yang membutuhkan waktu yang lama. Fitur di izylib secara garis besar dapat di kategorikan sbg berikut

1.         Fitur anggota

Anggota merupakan fitur untuk menginput, mengedit, mencetak anggota baru, ekspor impor anggota dan backup data.

2.         Fitur koleksi

Fitur ini digunakan untuk melakukan input data, pencetakan kelengkapan bahan pustaka, edit data, usulan koleksi, ekspor impor dan back up data. selain itu fitur koleksi juga dapat melihat ketersediaan koleksi.

3.         Fitur stok opname

Stok opname digunakan untuk mengetahui data koleksi yang ada dalam database dengan koleksi secara fisik.

4.         Fitur artikel

Fitur ini dapat digunakan untuk input koleksi artikel yang dimiliki. Serta tersedia juga fasilitas ekspor impor.

5.         Fitur sirkulasi

Dalam fitur ini terbagi menjadi 2 bagian, yaitu peminjaman dan pengembalian. Melalui fitiur ini dapat mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka.

6.         Fitur Laporan

Melalui fitur ini dapat diketahui keterlambatan peminjaman, laporan denda, peminjamn aktif, pengunjung aktif, laporan peminjaman, laporan kunjungan, penambahan koleksi, dan keadaan koleksi

7.         Pengaturan

Dalam fitur pengaturan terdapat fasilitas pengaturan user dan password, idetitas perpustakaan, pengaturan anggota, peminjaman, hari libur, menu dan halaman, berita dan galerry.

8.         Petunjuk penggunaan

Melalui fasilitas petunjuk penggunaan bertujuan untuk memberikan pertolongan dalam penggunaan izylib

E.      Pengembangan Izylib

Izylib secara terus menerus senantiasa dikembangkan dengan mengedepankan kemudahan penggunaan dan kebutuhan perpustakaan dengan mempertimbangkan perkembangan di dunia perpustakaan serta terpenuhinya kriteria ILS. Beberapa fitur dalam izylib yang belum secara optimal di kembangkan karena keterbatasan fitur pendukung antara lain :

1.         Email server untuk memberikan respon dan sebagai pemberitahuan terhadap usulan koleksi dan pendaftaran anggota

2.         Sms server untuk memberikan respon dan sebagai pemberitahuan terhadap usulan koleksi dan pendaftaran anggota

3.         Optimalisasi integrasi data anggota dengan sistem human resource dan SIA serta database lain yang mempunyai keterkaitan dengan bidang perpustakaan

4.         Penyempurnaan dalam beberapa fitur (journal, koleksi non book, user interface)

Guna mendukung proses pengembangan yang berkelanjutan UPT Perpustakaan senantiasa melakukan koordinasi dan kerjasama baik secara internal maupun eksternal guna mendukung kelancaran pengembangan aplikasi lebih lanjut.

F.      Kesimpulan

Aplikasi perpustakaan terintegrasi tidak mudah untuk dibangun, ada lima modul utama yang harus dimiliki suatu aplikasi sehingga baru dapat dikategorikan sebagai ILS. Dengan kata lain, pengembang aplikasi tidak tepat jika mengklaim aplikasi buatannya ILS jika hanya memenuhi syarat minimal lima modul namun syarat pada masing-masing modul tidak terpenuhi. Izylib sebagai aplikasi sistem terintegrasi Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) dibangun dengan tujuan mengintegrasikan perpustakaan di lingkungan Unsoed. Dengan mengacu pada kriteria ILS dan kebutuhan perpustakaan, izylib dibangun dalam beberapa tahapan dan proses. Pada akhir tahun 2013 implementasi izylib di perpustakaan di lingkungan Unsoed telah berhasil dilakukan, walaupun masih ada beberapa hal yang harus dibenahi guna kelancaran pemakaian aplikasi oleh perpustakaan. Pengembangan izylib secara terus menerus dilakukan guna menjawab tantangan di dunia perpustakaan dan kebutuhan perpustakaan.

Daftar Pustaka

Budiman, Rosyid. (2011). Sistem Perpustakaan Terintegrasi dalam Buletin Sangkakala. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsi Daerah DIY.

Silfiyanti, Widya, 03 Desember 2013, Pengembangan Sistem Informasi, http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.12

Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, Integrated Library System, http://en.wikipedia.org/wiki/Integrated_library_system

Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, College Centre for Library Automation, http://liswiki.org/wiki/College_Center_for_Library_Automation

Wikipedia the free encyclopedia, 03 Desember 2013, Sistem manajemen basis data relasional, http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_basis_data_relasional

KAJIAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

KAJIAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI

DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

oleh : Aris Kurniawan, A.Md

Undang-undang No 20 tahun 2003 menyebutkan bahwa Pendidikan  nasional  berfungsi  mengembangkan  kemampuan  dan membentuk watak serta peradaban  bangsa  yang  bermartabat  dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, bertujuan untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang  beriman  dan  bertakwa kepada  Tuhan  Yang  Maha  Esa,  berakhlak mulia,  sehat, berilmu,  cakap,  kreatif,  mandiri,  dan  menjadi  warga  negara  yang  demokratis  serta bertanggung jawab. Penyelenggaraan perpustakaan di perguruan tinggi bertujuan untuk menunjang proses pendidikan nasional melalui sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terdapat dalam koleksi perpustakaan, dan turut serta bertanggung jawab untuk mengembangkan dunia ilmu pengetahuan teknologi dan rekayasa serta karakter bangsa.

The library is growing organism perpustakaan adalah organisme yang selalu berkembang, perkembangan perpustakaan sangat berpengaruh terhadap proses transformasi informasi dan ilmu pengetahuan kepada pemustaka. Proses transformasi tersebut diwujudkan dalam berbagai macam jenis  layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan berbasiskan teknologi informasi sekarang ini menjadi perbincangan yang hangat bagi kalangan pustakawan di lingkungan perguruan tinggi dan secara tidak langsung menjadi tolok ukur perkembangan suatu perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan kemudahan yang ditawarkan  oleh teknologi informasi dalam berbagai aspek kegiatan perpustakaan, mempercepat proses penelusuran informasi serta memperkaya jenis layanan perpustakaan sehingga layanan perpustakaan lebih bervariatif.

Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan perguruan tinggi tidak terlepas dari perilaku pemustaka yang sekarang ini cenderung lebih banyak  memanfaatkan internet, netbook, laptop dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Perilaku tersebut merupakan perilaku generasi digital native,  sedangkan Marc Prensky berpendapat “characterized students who grew up with the Internet and are surrounded with digital media  such as computers and mobile phones as “digital natives”. Always  interconnected” ( karakteristik siswa yang tumbuh dengan internet dan selalu dikelilingi dengan media digital seperti komputer dan ponsel disebut dengan digital natives). Tidak bisa dipungkiri mahasiswa sekarang cukup familier dengan pemanfaatan internet dan media digital lain sehingga mahasiswa dikategorikan sebagai generasi digital native.

Kecenderungan pemanfaatan internet oleh mahasiswa dalam memperoleh informasi, berkomunikasi, bercengkrama serta dalam belajar seolah menjadikan perpustakaan dituntut untuk lebih inovatif dalam mengembangkan layanan. Kecenderungan tersebut menyebabkan mahasiswa lebih tertarik dengan pemanfaatan literatur dalam bentuk digital, hal ini dikarenakan literatur digital lebih fleksibel digunakan serta mudah penyimpanannya. Dengan kata lain civitas akademik di lingkungan perguruan tinggi sudah tidak asing lagi dengan produk-produk  teknologi informasi.

Keberadaan internet tidak lantas akan menggerus eksistensi perpustakaan perguruan tinggi jika perpustakaan tanggap dalam menghadapi tantangan perubahan perilaku dan perkembangan media penyebaran informasi yang beragam, mudah dan cepat. Perpustakaan lambat laun akan benar-benar ditinggalkan oleh pemustakanya jika perpustakaan tidak mengadopsi teknologi informasi ke dalam pelaksanaan kegiatan di perpustakaan. Penerapan teknologi informasi tersebut tidak sekedar hanya untuk mengikuti perkembangan teknologi dan informasi serta mengakomodir kebiasaan dari generasi digital natives, lebih jauh lagi adalah berorientasi kepada kepuasan pemustaka.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan perguruan tinggi tidak semudah membalikkan telapak tangan, hal tersebut dikarenakan perlunya kesiapan dari berbagai aspek di perpustakaan. Kajian yang dilakukan di perpustakaan University of Technology, Akure Library, Ondo State, Nigeria untuk mengevaluasi penerapan teknologi informasi untuk meningkatkan layanan perpustakaan oleh Abdulwahab Olanrewaju Issa, PhD (Dosen Senior, Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Komunikasi dan Informatika, Universitas Ilorin Kwara State, Nigeria) menyebutkan ada beberapa kendala yang dihadapi yaitu pendanaan, pasokan listrik dan sumber daya manusia. Penelitian tersebut mengevaluasi secara keseluruhan pemanfaatan teknologi informasi mulai dari penggunaan komputer, mesin fax hingga pemanfaatan dan penelusuran koleksi.

Teknologi Informasi

Istilah "Teknologi Informasi" (TI) telah banyak didefinisikan. Marshall (1984) mendefinisikan sebagai kedatangan bersamaan dari komputer dan telekomunikasi untuk tujuan menangani informasi atau penerapan teknologi untuk penanganan informasi; meliputi pembuatan, penyimpanan, pencarian pengolahan, dan penyebarluasan.

Teknologi informasi adalah  berbagai  aspek  yang  melibatkan teknologi, rekayasa dan teknik  pengelolaan  yang  digunakan  dalam  pengendalian dan pemprosesan  informasi  serta  penggunaannya;  komputer  dan hubungan mesin  (komputer)  dan manusia;  dan  hal  yang  berkaitan dengan sosial, ekonomi dan kebudayaan (British Advisory Council for applied  Research  and  Development:  Report  on  Information Technology; H.M. Stationery Office. 1980).

Tantangan Teknologi Informasi

Kepuasan pemakai sebagai hasil akhir dari layanan yang diberikan perpustakaan dan atau kinerja pustakawan harus dijawab dengan penerapan teknologi informasi. Penerapan teknologi informasi perubahan yang ada di perpustakaan harus mampu memberikan kemajuan yang signifikan dalam pengembangan perpustakaan, oleh karena itu perlu adanya strategi untuk menerapkan teknologi informasi dan juga evaluasi. Dalam hal ini strategi informasi merupakan pernyataan terinci mengenai kebijakan informasi yang berisi tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan tindakan-tindakan untuk dilaksanakan dalam periode ke depan yang telah ditentukan.

Strategi informasi merupakan sebuah ‘alat’ yang diterapkan di dalam kerangka sebuah kebijakan informasi organisasi yang didukung oleh sistem dan teknologi yang tepat untuk keperluan: pemeliharaan, pengelolaan dan penerapan sumber-sumber informasi organisasi; mendukung basis pengetahuan yang pentingnya dan semua yang memberikan kontribusi terhadapnya, dengan intelegensi strategis, untuk mencapai tujuan-tujuan kegiatan utamanya. Orna (Henczel,2001: 11) menyatakan bahwa dasar sebuah strategi informasi adalah kebijakan informasi organisasi yang dapat menggambarkan:

1.         Tujuan penggunaan informasi dan prioritasnya dalam organisasi.

2.         Apa arti informasi dalam konteks organisasi yang bersangkutan sesuai dengan keperluan kegiatannya.

3.         Prinsip-prinsip untuk mengelola informasi.

4.         Prinsip-prinsip penggunaan sumber daya manusia dalam mengelola informasi.

5.         Prinsip-prinsip penggunaan teknologi untuk mendukung manajemen organisasi.

6.         Prinsip-prinsip yang akan menerapkan hubungan dalam menetapkan biaya dan efektivitas informasi dan pengetahuan.

Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya (Henczel, 2001: 11).

Oni (2004) menjelaskan bahwa banyak masalah manajemen harus diatasi sebelum teknologi informasi dapat diterapakan ke dalam perpustakaan yang meliputi:

1.         Pengetahuan tentang tren teknologi terbaru;

2.         Analisis spesifikasi dan kebutuhan perpustakaan;

3.         Penggambaran sasaran perpustakaan dan tujuannya;

4.         Manajemen komitmen dan dukungan dan pendidikan pemustaka yang sedang berlangsung.

Kemudian Oni (2004) membuat beberapa daftar pertanyaan yang harus dibahas dalam setiap pertimbangan untuk menerapkan teknologi informasi, meliputi:

1.         Siapa yang akan menggunakan sistem teknologi informasi tersebut?

2.         Diperkirakan untuk aplikasi apa?

3.         Apakah tersedia anggaran?

4.         Apa manfaat dan keterbatasan sistem teknologi informasi jika digunakan dalam perpustakaan?

5.         Jenis kemampuan apa yang dibutuhkan?

6.         Sumber daya apa yang diperlukan untuk mendukung teknologi ini?

7.         Bagaimana jika sistem tersebut diinterpretasikan ke dalam lingkungan perpustakaan?

Selanjutnya untuk menguji potensi dari penerapan teknologi informasi, sehingga tepat guna dan menguji kemungkinan keberhasilan maka perlu dilakukannya studi kelayakan. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu dalam melakukan studi kelayakan, meliputi

1.         Berapa biaya total untuk sistem tersebut?

2.         Perlukah tenaga terampil dalam melaksanakan, mengoperasikan dan memelihara sistem teknologi informasi?

3.         Apakah vendor memberikan sesi pelatihan?

4.         Bagaimana pembuat keputusan (pemimpin) berpikiran positif atas teknologi baru?

5.         Apakah mendapat dukungan oleh seluruh komponen perpustakaan atau terbatas pada beberapa individu?

Tahapan tersebut diatas merupakan landasan dasar dalam menerapkan teknologi informasi di perpustakaan, dengan harapan penerapan teknologi tidak sekedar asal-asalan dan bisa berfungsi secara optimal.

Kesimpulan

Kemajuan dalam teknologi informasi dan bebasnya arus lalu lintas informasi memungkinkan penerapan belajar yang fleksibilitas di lingkungan perguruan tinggi. Penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan tentunya hal ini harus dipersiapkan dengan rencana matang sesuai dengan tata kelola teknologi informasi dan kebutuhan serta manfaatnya. Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan perguruan tinggi tidak terlepas dari perilaku pemustaka yang sekarang ini cenderung lebih banyak memanfaatkan internet, netbook, laptop dalam memenuhi kebutuhan informasinya.

Daftar Pustaka

British Advisory Council for applied  Research  and  Development, (1980).  Report  on  Information Technology. London: H.M. Stationery Office.

Henczel, Susan. (2001)  The information audit: a practical guide. Munchen: Saur.

Issa, Abdulwahab Olanrewaju; Ayodele, Agun Emmanuel; Abubakar, Usman;and Aliyu, Mulikat Bola, (2011).  "Application of Information Technology to Library Services at the Federal University of Technology, Akure Library, Ondo State, Nigeria". Library Philosophy and Practice (ejournal). Paper 576.htp://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/576 [diakses: 29.004.2012]

Marshall, C. (1984) Beginner’s Guide to Information on Technology. London: Butterworth & Co (Publishers) Ltd.

Oni, F.A. (2004) Enhancing the Performance of Library Operations through appropriate Information Technology. Technology for Information Management and in Modern Libraries and Information Centers in Developing Countries. Madu, E.C. (ed) Ibadan: EviColeman Publications.

Prensky, M., doc. electr. (2001a). Digital natives, digital immigrants. On the Horizon 9(5), p. 1–6. http://www.marcprensky.com/writing/Prensky%20%20Digital%20Natives,%20Digital%20Immigrants%20-20Part1.pdf [diakses: 29.04.2012].

S. R. Ranganathan: The Five Laws of Library Science. (1931) Madras Library Association (Madras, India) and Edward Goldston (London, UK).